Novis apoya como Consultor SAP a Cenabast en incorporar WMS

Entre los grandes casos de éxito con los que cuenta NOVIS como consultor SAP, está el proyecto realizado para Warehouse Management System, implementado por nosotros, el cual aporta visibilidad en tiempo real de todos los procesos en bodega. El cual permite que la compañía alcance estándares de clase mundial en su logística.

Ya está en operación el nuevo sistema WMS (Warehouse Management System) que optimiza la gestión de la bodega más importante de la salud pública chilena.
La Cenabast* (Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud) funciona ahora con los más altos los estándares en logística y sigue elevando la calidad de los servicios de la red de salud pública en nuestro país.

David Opazo Quezada, Jefe de Almacenes de Cenabast nos cuenta: “Hace casi un año, el 1 de diciembre de 2016, iniciamos el proyecto de implementación de WMS, un software de gestión de almacenes. Gracias a él hoy podemos visibilizar el stock y tener información de los procesos de almacén en tiempo real”.

El proyecto, a cargo de Novis (gran consultor SAP), logró en el tiempo y con los recursos planificados integrar el WMS SAP con el ERP SAP que se utiliza en la institución. El sistema tuvo su salida en vivo el 2 de noviembre 2017 y completó un mes de marcha blanca de manera satisfactoria.

“Con esta herramienta Cenabast da un salto de calidad en sus procesos de recepción, almacenamiento y despacho de los productos en el Centro de Distribución Lourdes”, asegura.

Alexander Romero Zambrano, consultor de Novis detalla: “El WMS gestiona la recepción, almacenamiento, aprovisionamiento, picking, packing y despacho en la bodega. Garantiza trazabilidad en la gestión de los productos, pues permite conocer el lugar donde se encuentra cada uno de ellos y toda su información asociada: número de lote, tipo de producto, cantidad, fecha de vencimiento, etc.

Además, con los datos maestros contenidos en el código de barra, el sistema sugiere el mejor lugar para ubicar los productos dentro de la bodega. Por ejemplo, si es un medicamento psicotrópico, el WMS va a indicar que se ubique en el sector de fármacos controlados, o bien si es algún producto farmacéutico que necesite una temperatura en particular, señalará que se almacene en la sección de refrigerados”.

¿Cuáles fueron los principales desafíos?

Jaime Espina Ampuero, Jefe Departamento de Operaciones, señala: “Todos los proyectos de TI tienen desafíos, pero este tenía varias complejidades adicionales, porque requería integrar los datos con flujos físicos. Por otra parte, las personas que debían usar el sistema no tenían experiencia previa en otros sistemas de esta naturaleza ni del uso de capturadores de radiofrecuencia, por lo cual no solo había que capacitarlas sino lograr un cambio cultural mayor”.

Wilson Mollo Leiva, Jefe Sub Departamento Logística, agrega “hemos trabajado duro para romper paradigmas. Para lograr el compromiso de todos los involucrados tuvimos reuniones semanales, donde escuchamos los problemas que iban surgiendo y les buscamos solución. Hoy en Cenabast se hacen las cosas bien y en equipo”.

Agrega: “El nuevo sistema incorporó además el uso de handheld para leer los códigos de barra. El equipo que atiende la bodega colaboró activamente, para ellos lograr una disminución de las tareas manuales fue muy motivador”.

¿Cuál es el impacto para los ciudadanos de este proyecto?

Jaime Espina, señala que “gracias a este proyecto contamos con una plataforma de primer nivel en nuestro Centro de Distribución, que nos permite conocer en tiempo real el estado de todos los procesos operativos que ocurren en la bodega, desde la entrada de productos hasta su salida. Y la visibilidad que logramos ahora nos permite un mejor control, a fin de lograr mayor eficiencia y eficacia en todos los procesos.

Nuestro flujo comienza en los laboratorios y termina en los pacientes del sistema de salud pública. Estamos contribuyendo así a que todas las personas tengan mejor acceso a los medicamentos que requieren. Solo para ejemplificar, mencionamos el  caso de la Somatotrofina que es un fármaco  para tratar problemas de crecimiento. El tratamiento para un niño, en las farmacias privadas cuesta casi un millón de pesos mensuales, hoy despachamos las primeras cajas a Valparaíso, gracias a las cuales el tratamiento baja a $32.000 pesos mensuales. Esto es un tremendo impacto en la vida de las familias que requieren de este medicamento.

Por otra parte, esta es la bodega de mayor relevancia logística en Chile, pues es el eje estratégico para responder con rapidez frente a emergencias y situaciones catastróficas que ocurren en nuestro país. Nuestra misión es garantizar el buen proceso de abastecimiento en toda la red de salud pública chilena. La capacidad de conocer mejor el stock, estado y ubicación de los medicamentos es vital”.

¿Y cuáles son los próximos pasos?

David Opazo señala: “Hemos capacitado a las personas y mejorado los procesos, acabamos de certificar ISO todos los procesos de almacenaje de nuestra bodega. Este es solo el comienzo, estamos en condiciones de seguir optimizando nuestro servicio.

El soporte y mejora del WMS se licitó este año y fue adjudicado a Novis (consultor SAP líder en Latinoamérica), quienes seguirán a cargo de la operación y el desarrollo de nuevas funcionalidades en el sistema durante los próximos tres años.

Ahora que contamos con la plataforma de TI adecuada y procesos con estándares internacionales, podremos enfrentar nuevos proyectos tales como la integración sistémica con bodegas de hospitales o de consultorios, logrando procesos de abastecimiento más eficientes y disminuir las pérdidas por vencimiento o sobrestock.

También esperamos tener más flexibilidad a futuro en el proceso de compra, de modo de también importar medicamentos. En fin, hay muchos proyectos nuevos que podemos hacer integrados a la red de salud.”

Jaime Espina concluye “este proyecto es un buen ejemplo para la incorporación de tecnologías de información en el proceso de logística en las bodegas de hospitales, donde la situación es muy disímil. Algunos tienen tecnología del siglo XXI y otros están el en XIX. Este proyecto demuestra que en el sector público se puede”.

En Novis (consultor SAP con más de 6 certificaciones SAP)  estamos orgullosos de participar en proyectos como este, que se orientan a mejorar la calidad de vida de los habitantes de todo un país.

Además como consultor SAP estamos constantemente comprometidos con apoyar a las empresas en su evolución hacia el futuro. Para conocer más sobre nuestros servicios, te recomendamos visitar: nuestro sitio web.

Para más información de nuestros servicios, invitamos a la comunidad de SAP México a contactarnos, a través de informacion@novis.mx

* La Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud (CENABAST) es una institución pública, descentralizada y dependiente del Ministerio de Salud, cuya misión es “contribuir al bienestar de la población, asegurando la disponibilidad de medicamentos, alimentos, insumos y equipamiento a la Red de Salud, mediante la gestión de un servicio de abastecimiento de excelencia, eficiente y de calidad, para mejorar la salud de todas las personas que habitan en Chile”.