Importancia de realizar actualizaciones a las nuevas versiones de SAP

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Contar con un sistema integrado que facilite la gestión de diversos procesos es más que una necesidad, es una herramienta vital para el crecimiento sostenible. SAP, con su amplia gama de soluciones empresariales, ha sido una opción preeminente para muchas organizaciones alrededor del mundo. En este blog vamos a explorar las diferentes versiones SAP disponibles en el mercado y cómo pueden beneficiar a las empresas. Además, tocaremos otros temas como los pasos de una metodología para actualizar tu sistema SAP y mucho más.

Versiones SAP, conoce más de ellas

Si hay una palabra clave que resuena en el mundo de la tecnología empresarial, esa es SAP, empresa líder en el ámbito del software corporativo, ofreciendo soluciones para la gestión de operaciones de negocios y relaciones con los clientes. Desde su concepción, SAP ha pasado por varias iteraciones, cada una buscando ofrecer soluciones más integrales y personalizables a las empresas. Aquí destacamos algunas de las versiones SAP más prominentes:

SAP R/1

SAP R/1, se lanzó en la década de 1970. Esta fue la primera incursión de SAP en el mundo del software empresarial y estaba diseñado para trabajar en mainframes. Aunque era una solución básica comparada con lo que conocemos hoy en día, estableció el estándar para lo que vendría después.

SAP R/2

En los 80, la empresa dio un paso adelante con SAP R/2. Esta versión ya representaba un sistema empresarial más completo y multifuncional, y estaba diseñado para manejar diferentes monedas e idiomas, algo esencial para las empresas para lograr sus diferentes objetivos.

SAP R/3

A mediados de los 90, SAP R/3 cambió el juego por completo. Esta versión se trasladó a la arquitectura cliente-servidor y fue uno de los primeros sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) en hacerlo. Se popularizó enormemente, siendo adoptado por empresas en todo el mundo.

Las versiones SAP R/1, SAP R/2 y SAP R/3 son predecesoras de las soluciones más modernas y las que marcaron el comienzo de una era, estableciendo el estándar para los sistemas integrados de gestión empresarial.

SAP ECC (ERP Central Component)

Posteriormente, SAP R/3 evolucionó para convertirse en SAP ECC. Con mejoras en la funcionalidad y adaptabilidad, se convirtió en la columna vertebral de muchos negocios. Las áreas cubiertas se expandieron de finanzas y control, recursos humanos, logística, entre otros.

Esta versión de SAP es la que precedió a SAP S/4HANA, ECC fue una versión robusta que permitía una integración relativamente fluida de varios procesos empresariales, aunque con limitaciones en comparación con las ofertas más recientes.

SAP S/4HANA

Esta es una de las versiones SAP más avanzadas y populares en la actualidad, brindando una plataforma inteligente y altamente integrada que facilita la transformación digital de las empresas.

En una era marcada por la velocidad y el análisis de datos en tiempo real, SAP introdujo S/4HANA. Es la versión más reciente y utiliza la base de datos en memoria HANA de SAP. Esto significa que permite análisis en tiempo real, es más rápido y está optimizado para dispositivos móviles y la nube.

El viaje de SAP a lo largo de las décadas es una clara representación de cómo la tecnología empresarial ha evolucionado. Desde sistemas mainframe básicos hasta soluciones en tiempo real en la nube, las versiones de SAP han reflejado y, en muchos casos, definidas las mejores prácticas en el mundo empresarial. Para las organizaciones que buscan mantenerse a la vanguardia, es esencial mantenerse al día con estas evoluciones y comprender cómo las diferentes versiones pueden influir en sus operaciones diarias.

¿Cómo saber si la versión SAP con la que cuenta mi negocio debe actualizarse?

Para tomar la decisión de actualizar la versión SAP de tu empresa, es vital considerar los siguientes aspectos:

• Análisis de requisitos
  Identificar claramente las necesidades de tu negocio, empresa u organización, evaluando tanto los procesos actuales como los futuros que necesitan y deben ser gestionados mediante un sistema integrado.

• Capacidades de integración
  Se debe considerar cómo la versión SAP a la que se actualizará puede integrarse con otras herramientas y sistemas ya implementados en su organización para mejorar la funcionalidad de la misma.

• Costo y ROI
  Realizar un análisis cuidadoso y específico de los costos asociados con la implementación y el mantenimiento de la nueva versión SAP, asegurándose de que ofrecerá un retorno de inversión positivo.

• Capacitación y soporte
  Tener en cuenta que el equipo necesitará formación para utilizar la nueva versión de manera efectiva, y evalúe el soporte continuo ofrecido por SAP.

• Contar con un partner especializado
  Elegir a un equipo de expertos y conocedores del mundo SAP, como Novis para poder actualizar a la perfección los sistemas de tu empresa en pro de cumplir las metas y objetivos de la empresa.

Actualizaciones SAP ¿por qué y cómo?

Las actualizaciones a las nuevas versiones SAP constituyen un dolor de cabeza para la mayoría de las empresas. En primer lugar, no se ve la necesidad de hacerlo, a menos que las versiones estén quedando completamente obsoletas. Y en segundo lugar, no se cuenta con una metodología eficiente para realizar estos proyectos, por lo cual muchas veces se les enfrenta como un proyecto de upgrade “a la antigua” (por ejemplo, de ERP 5.0 a ERP 6.0), con altos costos, plazos y riesgos, aun cuando ya es poco común encontrar soluciones SAP en versiones muy antiguas.

No nos referimos aquí a las actualizaciones de plataforma (sistema operativo o motor de datos), ni a las actualizaciones de Kernel SAP, que son más técnicas y más simples, sino que a las actualizaciones conocidas como updates, o aplicaciones de SAP Enhancement Packages (EHP) y también a las aplicaciones de Support Package Stacks (SPS), ya que en la actualidad y por lo general ambas van de la mano, pero a qué nos referimos con SAP Enhancement Packages y Support Package Stacks, conozcamos más en los siguientes párrafos.

¿Qué es SAP Enhancement Packages (EHP)?

SAP Enhancement Packages, comúnmente conocidos como EHP, son paquetes acumulativos que se utilizan para actualizar y agregar nuevas funcionalidades a los sistemas SAP ERP sin necesidad de una reimplantación completa. Estos paquetes permiten una implementación técnica y funcional selectiva de nuevas características, lo que garantiza una gestión más sencilla y un riesgo reducido en comparación con las actualizaciones tradicionales. Así, se ofrece a las empresas la flexibilidad para añadir funcionalidades específicas según lo requieran, manteniendo intactos los procesos y configuraciones existentes. A través de los SAP Enhancement Packages, las compañías pueden adaptarse de manera ágil y segura a los cambios constantes del mercado, optimizando sus operaciones y mejorando su competitividad a largo plazo.

¿Qué es Support Package Stacks (SPS)?

Support Package Stacks (SPS) es un conjunto de actualizaciones y parches diseñados para actualizar y mejorar las aplicaciones y soluciones SAP. Este paquete contiene una colección cuidadosamente seleccionada de parches de software que están diseñados para trabajar juntos de manera coherente, y ayudan a las empresas a garantizar que sus sistemas estén funcionando en el nivel óptimo de rendimiento y seguridad. Los Support Package Stacks se lanzan periódicamente para ayudar a las organizaciones a mantenerse al día con los últimos desarrollos, corregir errores y mejorar la estabilidad del sistema. Es fundamental para los administradores de sistemas SAP mantenerse al día con estas actualizaciones para garantizar la continuidad del negocio, mantener altos niveles de seguridad y aprovechar las nuevas características y funcionalidades que se lanzan regularmente. Estos paquetes también facilitan la tarea de mantenimiento, ya que agrupan varias actualizaciones en un único paquete, lo que simplifica el proceso de instalación y reduce los riesgos asociados con la aplicación de múltiples parches individuales.

¿Por qué actualizar SAP?

En general, SAP recomienda aplicar SPS cada seis meses y EHP una vez al año, junto con los SPS. Para los jefes de TI es difícil justificar estos proyectos ante el área de negocios, por los costos y por el estrés que suponen para la organización. ¿Cuáles son las razones que justifican estos ciclos de actualizaciones?

• Nuevas funcionalidades. Cada EHP aporta un set de nuevas Business Functions que pueden ser activadas y aprovechadas por el negocio en la medida en que existe una disciplina de innovación o de mejora continua. Cada cliente paga anualmente un monto considerable a SAP para tener derecho a estas innovaciones y lo lógico es que las aproveche.
• Mayor estabilidad. Cada SPS incluye una gran cantidad de correcciones para todos los errores conocidos hasta la fecha de su liberación. Al aplicarlos, el cliente evita que se produzcan cada una de estas fallas, con el consiguiente ahorro en los costos asociados al impacto de un incidente, a su diagnóstico y a su corrección.
• Mejor rendimiento. Del mismo modo, cada SPS incluye mejoras y optimizaciones en el rendimiento de programas SAP, que son resultado de correcciones a los problemas de performance detectados.
• Mayor compatibilidad con nuevos proyectos o desarrollos = menor riesgo. En muchos casos ha ocurrido que al iniciar un proyecto, el cliente se encuentra con una incompatibilidad con la versión en uso, lo cual le obliga a hacer una actualización antes de comenzar. Esto impacta al proyecto original alargando sus plazos y aumentando sus costos en forma imprevista.
• Mejor mantenibilidad. En algunos casos, como producto de un incidente o de una mejora, es necesario aplicar una Nota SAP. Al analizar la nota, en relación con la versión (atrasada) del sistema, se encuentra que es necesario aplicar otras tres notas como prerrequisito. Al analizar esas tres notas, puede que tenga que aplicar otras 10, etc. En casos extremos, la cantidad de notas a aplicar supone un esfuerzo similar a una actualización.

Dado que con los SPS y los EHP se trata de actualizaciones masivas, en general no es una buena estrategia hacer un análisis de las nuevas funcionalidades para justificar el cambio ante el área de negocios. La mejor práctica es aplicar las actualizaciones en forma incondicional y ejecutar un plan de pruebas de regresión.

No obstante, puede ser que el negocio tenga planeada una mejora o proyecto específico, ante lo cual se justifique mejor la actualización, por existir una nueva funcionalidad que aplica al requerimiento. Para estos casos es posible utilizar la aplicación Business Function Prediction, que SAP pone a disposición de sus clientes en Innovation Discovery for SAP Products.

¿Cómo lograr actualizaciones SAP eficientes?

Contar con sistemas eficientes y actualizados es fundamental, para ofrecer una gama de herramientas que faciliten la optimización de procesos. Sin embargo, las actualizaciones de sistemas como SAP pueden representar un desafío significativo, en este apartado del blog abordaremos cómo podemos lograr actualizaciones SAP eficientes que impulsen el crecimiento de las empresas.

• Diagnóstico preliminar
  Antes de iniciar cualquier proceso de actualización, es importante e imprescindible realizar un diagnóstico preliminar del sistema existente, que incluya el inventario de recursos y la revisión de documentación.

1.- Inventario de recursos:
Realice un inventario detallado de los recursos y activos actuales de su sistema.

2.- Revisión de documentación:
Asegure una revisión minuciosa de la documentación, incluyendo manuales técnicos y guías de usuario.

• Planificación Estratégica
  Una vez realizado el diagnóstico preliminar, el siguiente paso es la planificación estratégica.

1.- Objetivos claros:
Defina con claridad los objetivos que busca alcanzar con la actualización.

2.- Cronograma:
Establezca un cronograma realista, donde estén considerados los posibles contratiempos que puedan presentarse durante el proceso de actualización.

• Ejecución de la actualización
  El núcleo de todo el proceso es la fase de ejecución, que debe llevarse a cabo con precisión meticulosa.

1.- Backup:
Antes de iniciar la actualización, realice un respaldo completo de su sistema.

2.- Ensayos:
Realice pruebas piloto para garantizar que la actualización funcionará según lo esperado y previsto.

• Formación y adaptación
  Tras la actualización, viene una fase crucial que a menudo se pasa por alto, esta fase es la formación y adaptación del equipo.

1.- Capacitación:
Ofrezca programas de capacitación para familiarizar a su equipo con las nuevas funcionalidades del sistema.

2.- Feedback:
Fomente una cultura de retroalimentación para identificar y abordar problemas rápidamente.

• Mantenimiento continuo
  El trabajo no termina una vez que el sistema está actualizado; el mantenimiento continuo es vital, para aprovechar al máximo las funcionalidades que ofrece la nueva versión SAP.

1.- Monitoreo Regular:
Establezca un régimen de monitoreo regular para asegurarse de que todo funcione como debe.

2.- Actualizaciones incrementales:
Prefiera actualizaciones incrementales menores sobre grandes actualizaciones monolíticas para evitar interrupciones significativas.

Realizar actualizaciones SAP eficientes no es tarea fácil, pero con un partner como Novis, una planificación cuidadosa y una ejecución meticulosa, puedes mantener tu sistema SAP al máximo rendimiento.

Recuerda que un sistema actualizado no solo representa una mayor eficiencia operativa, sino también una ventaja competitiva significativa en el mercado contemporáneo.
Invierte tiempo y recursos en llevar a cabo actualizaciones SAP eficientes y tu empresa cosechará los frutos en términos de productividad y rendimiento elevados.

Cómo lograr actualizaciones eficientes

Lo plasmado en el blog hasta ahora debería ser suficiente para justificar una actualización regular de la solución SAP. Sin embargo, siguen siendo importante los costos y esfuerzos asociados, especialmente porque se trata de una actividad regular, que debería ejecutarse al menos una vez al año. Como dijimos antes, no se trata de un proyecto de upgrade, como los que se ejecutaban tiempo atrás, una vez cada cinco años, o más (aunque algunas empresas siguen viendo estas actualizaciones de la misma forma que antes y las postergan al máximo).

Entonces, se justifica emplear una metodología que permita reutilizar los productos que genera el proyecto, tales como documentación de procesos, casos de prueba, etc., y que se base en herramientas que automaticen u optimicen las tareas del proyecto. Una metodología de este tipo permite disminuir los costos, los esfuerzos y los impactos en la organización, y así, al mismo tiempo, se convierte en una forma adicional de justificar las actualizaciones periódicas, pero qué debe incluir esta metodología optimizada.

Una metodología optimizada

Una metodología que optimice los proyectos de actualización debe considerar los siguientes elementos:

• Uso de SAP Solution Manager (SolMan), incluyendo herramientas tales como SEA (Scope and Effort Analysis), SDA (Solution Documentation Assistant), BPCA (Business Process Change Analysis), CBTA, ChaRM (Change Request management), etc.
• Documentación reutilizable, la metodología debe incluir la generación de una documentación de procesos y de pruebas que sea reutilizable en las siguientes actualizaciones. En una etapa superior incluso es posible automatizar las pruebas, en la medida en que la organización cuenta con la capacidad de mantener esta disciplina.
• Roadmap de proyecto en SolMan. La funcionalidad de Project Roadmap permite seguir la metodología estándar de SAP para updates, controlar los avances y los entregables, etc.
• Ciclo de gestión de correcciones apoyado por SolMan. La gestión de correcciones generadas a partir de las pruebas puede ser tratada con la misma lógica de la gestión de incidentes, utilizando la funcionalidad ITSm de SolMan.
• Equipo de consultoría on demand. El equipo de consultoría para apoyar el proyecto puede, en gran parte, estar disponible on demand, especialmente los consultores más especializados y más caros. De este modo no se incurre en los altos costos de un equipo dedicado por todo el plazo del proyecto.
• ChaRM, un proyecto de este tipo, es una buena oportunidad para implementar ChaRM, al menos en su versión más simple. Esta funcionalidad permite asegurar que los cambios generados durante el proyecto pasen ordenadamente al ambiente productivo. Una vez finalizado el proyecto es posible seguir utilizando las funcionalidades de gestión de cambios, agregando gradualmente una mayor sofisticación en el control del proceso.

Conclusión

A lo largo del blog pudimos comprobar que el viaje de SAP a lo largo de las décadas es una clara representación de cómo la tecnología empresarial ha evolucionado. Desde sistemas mainframe básicos hasta soluciones en tiempo real en la nube, las versiones de SAP han reflejado y, en muchos casos, definido las mejores prácticas en el mundo empresarial. Para las organizaciones que buscan mantenerse a la vanguardia, es esencial mantenerse al día con estas evoluciones y comprender cómo las diferentes versiones pueden influir en sus operaciones diarias.

En Novis tenemos la responsabilidad de mantener los sistemas SAP de más de 70 clientes. Como resultado, estamos permanentemente en un tren de proyectos de actualización. Esto nos ha obligado a generar un proceso repetitivo, con una metodología optimizada, aprovechando al máximo las herramientas y prácticas que SAP pone a disposición de sus clientes y partners.
Además, tenemos servicios SAP certificados.

Bonus Track: El Mito del parche N-1

Muchos clientes aplican la política de actualizar al penúltimo (n-1) “parche” disponible. Si bien esta política puede ser adecuada para parches de sistema operativo o motor de datos, no resulta adecuada para el caso de SAP EHP o SAP SPS. Si el último EHP de SAP ERP ha sido liberado hace más de dos meses, no tiene sentido no aprovechar la oportunidad de actualizar hasta este último EHP. Solamente se podría justificar no hacer esta actualización, por el riesgo de un EHP o SPS demasiado reciente, en el caso de estar estos liberados hace menos de un mes.

En el caso extremo, un EHP puede tener 9 o 10 meses desde su liberación al momento de la actualización, en cuyo caso el riesgo de ir a este último EHP es prácticamente nulo, y en relación con el N-1, tiene beneficios significativamente mayores.

Mayor información en http://wiki.scn.sap.com/wiki/display/EHP/Overview+SAP+Enhancement+Packages

http://service.sap.com/erp-ehp

Feedback/discusión con el autor: glen.canessa@noviscorp.com