¿Cómo puedes estructurar un Proyecto que tendrás en puerta (PM)?

En la actualidad nos encontramos en un Mundo de Negocios muy dinámico, el cual exige a los equipos de trabajo agilidad y certeza en la implementación de Proyectos, esto toma relevancia dado que por lo regular los Proyectos se crean con el fin de alcanzar objetivos estratégicos y/o para lograr beneficios en las Organizaciones.

Motivo por el cual, el proceso de estructurar un Proyecto es de gran importancia para trazar el camino y la estrategia dentro de las organizaciones buscando aumentar las probabilidades de éxito y disminuir los factores de riesgo que puedan obstaculizar este objetivo.

Una fortaleza muy valiosa que distingue a Novis de muchos competidores en el mercado es el profesionalismo en la gestión de Proyectos, lo cual funciona como un complemento a la gran experiencia técnica en las diferentes soluciones tecnológicas que integran nuestro catálogo de servicios, proporcionando resultados de gran calidad hacia nuestros Clientes en la ejecución de los Proyectos a nuestro cargo.

Esta experiencia se ha obtenido y fortalecido a través de la ejecución de una gran cantidad de Proyectos (diferentes Soluciones SAP, Plataformas e Infraestructura) así como al manejo de diferentes Metodologías de Gestión de Proyectos; este conocimiento adquirido con el paso del tiempo y con la ejecución de muchos y variados Proyectos, nos permiten recomendar las siguientes premisas a considerar a la hora de estructurar un Proyecto:

1. Identificar el requerimiento/objetivo a cumplir: todo proyecto debe iniciar teniendo de forma clara el alcance, y a su vez, este alcance debe ser entendido de igual forma por todos los niveles dentro de la Organización
2. Validar la estrategia tecnológica: el mercado ofrece muchas y variadas soluciones, por lo cual el equipo de Proyectos debe realizar un análisis adecuado que permita elegir la solución que mejor cumpla con la necesidad (sin perder de vista la calidad, tiempo y costo).
3. Seleccionar del Recurso humano: algo a lo que a veces no se le asigna mucha relevancia, sin embargo es algo indispensable a realizar, es el análisis del capital humano que formará parte del equipo de Proyecto; es de vital importancia identificar fortalezas y áreas de oportunidad del equipo para sobre eso planificar la estrategia de manejo de las personas lo cual será el complemento ideal a la estrategia tecnológica.
4. Establecer los canales de comunicación: parte fundamental al estructurar un Proyecto (y en lo cual a veces puede radicar el éxito o fallo) es el definir y dar a conocer los canales de comunicación, debe ser del pleno conocimiento del todos los integrantes del Proyecto el rol que cumple cada persona o equipo, así como qué tipo de información debe recibir cada quien y qué tipo de decisión debe tomar. 
5. Desarrollar el Plan de Trabajo: otro punto básico y sin el cual no se puede concebir un Proyecto, es su correspondiente Plan de Trabajo; en este documento deben estar plasmadas todas las actividades, dependencias, tiempos y sus correspondientes responsables, de otra forma, sin un Plan de Trabajo no existirá un control sobre las actividades a cumplir 
6. Identificar riesgos potenciales: toda actividad tiene riesgos, menores o mayores dependiendo de su complejidad, por lo cual, el hecho de analizar de manera oportuna los riesgos reales que se pueden presentar ayuda a anticiparse y a tener un plan de mitigación.
7. Ejecutar las actividades acordadas dentro del Plan: la ejecución de actividades es algo fundamental identificado dentro de todas las metodologías de Gestión de Proyectos, en esta parte es donde se debe concretar todo lo planificado previamente
8. Establecer los mecanismos de Control del Proyecto: dentro de todo proceso, los controles son necesarios; en el desarrollo de Proyectos nos ayudan que no existan desviaciones o interferencias innecesarias, a manera de ejemplo, podemos mencionar el alcance, algo que no puede ocurrir en un Proyecto es que de forma unilateral alguien modifique (disminuya o aumente) el alcance y que esto no sea acordado por todos los Stakeholders o Sponsors; un mecanismo de control muy usado es la Gestión del Cambio.
9. Medir los resultados: dependiendo del Proyecto y la metodología utilizada en el mismo, la medición de resultados/entregables nos va a permitir aplicar un proceso de Calidad con el cual debemos apoyarnos para identificar si lo incluido en una etapa intermedia o resultado final está acorde y cumple con lo solicitado/contratado inicialmente.
10. Concluir el Proyecto: la parte final y no menos importante es el Cierre, como norma todo Proyecto una vez concluido debe tener su documentación que especifique lo realizado y el resultado obtenido y todos los integrantes del equipo deben estar enterados para asegurar no existan expectativas diferentes; el cierre es necesario e independiente al motivo por el cual se haya llegado al mismo (fin exitoso del Proyecto o suspensión/cancelación de actividades)

A manera de conclusión es válido tener en consideración que, si bien es cierto que no todos los Proyectos son iguales y su naturaleza propia varía, la recomendación listada anteriormente para estructurar Proyectos se mantiene vigente en gran medida porque contempla puntos varios importantes a cubrir; de forma adicional, algo relevante es que esta misma estructura (con su correspondiente customización) se puede considerar como base para diferentes tipos de Proyectos, no siendo exclusivo para los relacionados a TI.