Conoce las diferencias e importancia de un Plan de Recuperación de Desastres y un Plan de Continuidad de Negocio

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El mundo empresarial actual se encuentra en constante cambio y evolución. Las organizaciones no solo enfrentan desafíos desde el punto de vista competitivo, sino también desde el ámbito de la seguridad, la continuidad y la adaptabilidad. Por ello, contar con planes sólidos de recuperación ante desastres (DRP) y plan de continuidad del negocio (BCP) es fundamental. El mundo empresarial actual se encuentra en constante cambio y evolución. Las organizaciones no solo enfrentan desafíos desde el punto de vista competitivo, sino también desde el ámbito de la seguridad, la continuidad y la adaptabilidad. Por ello, contar con planes sólidos de recuperación ante desastres (DRP) y plan de continuidad del negocio (BCP) es fundamental.

El Disaster Recovery Plan (DRP) o plan de recuperación ante desastres y Business Continuity Plan (BCP) o plan de continuidad del negocio son dos partes del mismo objetivo, mantener la operación de la empresa. 

Mientras el DRP se centra en la recuperación de operaciones de TI y datos tras incidentes, el BCP aborda la continuidad de todas las áreas del negocio ante cualquier interrupción. Ambos reflejan el compromiso de una organización con la resiliencia y la previsión estratégica.

¿Qué es un Plan de recuperación de desastres?

El Plan de recuperación de desastres (Disaster Recovery Plan o DRP) es un plan estratégico y detallado que una organización desarrolla para garantizar la rápida recuperación y continuidad de sus sistemas de tecnología de la información tras un desastre o interrupción. Estos desastres pueden ser tanto naturales como terremotos, inundaciones o incendios, o causados por el hombre, entre los que encontramos ataques cibernéticos, fallos de hardware o errores humanos.

Resumiendo un poco, describe cómo es que una empresa puede reanudar el trabajo rápidamente después de un incidente. Un DRP tiene el objetivo de apoyar a una organización a resolver la pérdida de datos y recuperar la operatividad de un sistema luego de un incidente no planeado.

Un Disaster Recovery Plan o DRP aborda aspectos específicos como:

Evaluación de riesgos: Identifica y cuantifica los riesgos que podrían afectar a los sistemas y datos de la organización.

Análisis de impacto en el negocio: Determina las consecuencias potenciales de una interrupción en los sistemas críticos.

Estrategias de recuperación: Define las técnicas y métodos que se utilizarán para recuperar datos y sistemas en caso de fallo o desastre.

Respaldos y soluciones de almacenamiento: Establece procedimientos para respaldar datos de manera regular y determina dónde y cómo se almacenarán estos respaldos.

Roles y responsabilidades: Designa a las personas encargadas de llevar a cabo las acciones de recuperación y define sus responsabilidades específicas.

Procedimientos de comunicación: Establece cómo se comunicarán las incidencias y acciones a tomar entre el equipo de TI, la dirección y otros stakeholders.

Pruebas y revisiones: Plantea la necesidad de realizar pruebas periódicas para asegurar que el plan es efectivo y de actualizarlo según las necesidades cambiantes del negocio.

En esencia, el DRP es una hoja de ruta que guía a las organizaciones en la restauración rápida y eficaz de sus operaciones y datos, minimizando el impacto económico y operacional que puede resultar de imprevistos o incidentes. Es una inversión en la resiliencia y seguridad de la organización.

Beneficios del DRP o Disaster Recovery Plan

• Minimización del tiempo de inactividad: Al tener procedimientos claros y herramientas adecuadas, las empresas pueden reanudar rápidamente sus operaciones después de un desastre.
• Protección de datos: Asegura que la información crítica de la empresa esté segura y disponible, incluso después de eventos no planificados.
• Confianza y tranquilidad: Los stakeholders, incluidos empleados, clientes y accionistas, pueden tener la confianza de que la empresa está preparada para enfrentar desastres tecnológicos.
• Cumplimiento normativo: Muchos sectores tienen regulaciones que requieren ciertos niveles de preparación para la recuperación de desastres.
• Preservación de la reputación: Al recuperarse rápidamente de un desastre, las empresas evitan daños a largo plazo en su imagen y confiabilidad.

¿Qué es un Plan de continuidad del negocio?

Un Business Continuity Plan o BCP, es un conjunto de procedimientos y estrategias documentadas que buscan garantizar la continuidad de las operaciones esenciales de una organización ante situaciones de interrupción o desastres. Va más allá de la recuperación de datos y sistemas de TI, abordando la totalidad de la operación del negocio.

La planificación de la continuidad del negocio (Business Continuity Plan o BCP) establece procesos y procedimientos de gestión de riesgos que tienen como objetivo evitar interrupciones en los servicios de misión crítica y restablecer la función completa de la organización de la forma más rápida y sencilla posible.

Aspectos claves que incluye un plan de continuidad del negocio:

Análisis de impacto en el negocio (BIA): Estudia las potenciales consecuencias de una interrupción en las operaciones. Identifica funciones críticas y cuánto tiempo pueden estar inactivas sin causar daño irreparable.

Evaluación de riesgos: Identifica amenazas potenciales y su impacto en las operaciones del negocio, desde desastres naturales hasta interrupciones en la cadena de suministro.

Estrategias de continuidad: Establece enfoques específicos para mantener las operaciones en marcha durante y después de un incidente. Esto podría incluir el uso de ubicaciones alternas, trabajar de forma remota o la reasignación de roles.

Planes de comunicación: Detalla cómo se informará a empleados, stakeholders, clientes y proveedores sobre un incidente y las medidas que se están tomando.

Entrenamiento y pruebas: Define la formación necesaria para el personal y establece pruebas periódicas del BCP para garantizar su efectividad.
Revisión y actualización: Enfatiza la importancia de revisar y actualizar el plan regularmente, asegurando que refleje cualquier cambio en el negocio o en el entorno operativo.

Concluyendo, un BCP prepara a la organización para responder eficazmente a una amplia gama de incidentes, minimizando la interrupción y asegurando que las operaciones críticas puedan continuar o ser restauradas rápidamente.

Beneficios del BCP o Business Continuity Plan

Resiliencia organizacional: Facilita que la empresa se adapte y continúe operando frente a una variedad de adversidades, no solo desastres tecnológicos.
Visión holística: Va más allá de la tecnología, abarcando áreas como recursos humanos, infraestructura y comunicación, garantizando que toda la organización esté preparada.
Reducción de pérdidas financieras: Al garantizar que las operaciones críticas continúen, se evitan pérdidas económicas significativas durante y después de una crisis.
Mejora en la toma de decisiones: Al tener un plan bien estructurado, los líderes tienen un marco claro para tomar decisiones rápidas y efectivas en momentos críticos.
Fortalecimiento de la cultura corporativa: Cuando los empleados ven que la empresa está preparada y se preocupa por su bienestar y el del negocio, se fomenta un sentimiento de pertenencia y confianza.

En conjunto, tanto el DRP como el BCP ofrecen una estrategia comprensiva que no solo se encarga de la recuperación tras un desastre, sino que también asegura que el negocio siga adelante con el menor impacto posible. Estos planes son esenciales para la longevidad y el éxito continuo de cualquier organización en un mundo impredecible.

Relación entre DRP y BCP

Un DRP es una parte esencial de un plan de continuidad de negocios (BCP). Un BCP integral está compuesto por diferentes módulos que abarcan la totalidad de las operaciones de las empresas. 

Así, por ejemplo, dentro del BCP pueden encontrarse otro tipo de planes, como  reanudación del negocio (Business Resumption Plan o BRP), emergencia de ocupantes (Occupant Emergency Plans u OEP) y continuidad de operaciones (Continuity of Operations Plan o COOP), más adelante describiremos más de estos módulos.

Sin embargo, estos planes no están directamente relacionados con el área de TI, sino con otros aspectos operacionales de la empresa. 

Tanto el DRP como el BCP son diseñados, con un propósito común: garantizar que la empresa pueda enfrentar y recuperarse de interrupciones inesperadas. Mientras que el DRP se centra específicamente en la restauración de sistemas y datos de TI, el BCP tiene un enfoque más amplio, abordando la continuidad del negocio en su totalidad.

Como lo mencionamos anteriormente, un BCP integral está compuesto por diferentes módulos que abarcan la totalidad de las operaciones de las empresas, estos módulos son:

• Reanudación del negocio (Business Resumption Plan o BRP): Se concentra en cómo se reanudarán las operaciones comerciales después de una interrupción. Puede abordar áreas como la logística, la cadena de suministro y las operaciones del día a día.

• Emergencia de ocupantes (Occupant Emergency Plans u OEP): Estos planes se enfocan en la seguridad y bienestar de los empleados y visitantes en una instalación durante una emergencia, como evacuaciones o situaciones de refugio en el lugar.

• Continuidad de operaciones (Continuity of Operations Plan o COOP): Se centra en cómo se mantendrán las operaciones esenciales de la organización en caso de interrupciones prolongadas, garantizando que los servicios y funciones críticos continúen.

Si bien el DRP se orienta principalmente hacia la tecnología y la infraestructura, es solo uno de los muchos componentes del BCP. Es vital que las empresas entiendan esta distinción y trabajen en la integración de ambos planes, garantizando una respuesta holística a cualquier tipo de interrupción, ya sea tecnológica u operacional. En conjunto, el DRP y BCP ofrecen una estrategia comprensiva que protege tanto la infraestructura tecnológica como las operaciones clave del negocio, asegurando la resiliencia y la adaptabilidad de la organización frente a cualquier eventualidad.

Diferencia entre DRP y BCP

El plan de recuperación ante desastres es una parte del plan de continuidad de negocio. 

Está relacionado con el área de TI y se refiere a las acciones que se van a emprender para resolver cualquier eventualidad que impida que el personal pueda acceder al sistema, ya sea un desastre natural, un ataque informático o una contingencia. 

El DRP también contempla establecer el tiempo objetivo de recuperación (RTO), que es el periodo máximo que puede tardar el negocio en reanudar operaciones; y el punto objetivo de recuperación (RPO), es decir, el punto máximo de datos que se pueden perder en el evento sin comprometer el resto de la información. 

Por su parte, el plan de continuidad de negocio establece toda la estrategia para hacer frente a una eventualidad, no solo ante un evento repentino.

Por ejemplo, también puede abarcar el plan de gestión de incidentes (incident management plan o IMP), que contempla algún incidente de seguridad, sin que haya una interrupción total de la operación o una gran pérdida de datos. 

Aunque ambos, el DRP y el BCP, buscan garantizar la continuidad de las operaciones de una empresa frente a interrupciones, tienen enfoques y alcances distintos, que a continuación compartimos:

El Disaster Recovery Plan o DRP y el Business Continuity Plan o BCP, son pilares fundamentales en la estrategia de continuidad de cualquier organización moderna. A primera vista, podrían parecer similares, pero tienen enfoques y propósitos distintivos. El DRP está diseñado principalmente para abordar la recuperación de sistemas, aplicaciones y datos después de interrupciones que afectan directamente a la tecnología de información, como un fallo en el servidor, un ataque cibernético o una pérdida de datos. Define parámetros específicos como el tiempo que debe transcurrir antes de que se restauren los sistemas y la cantidad máxima de datos que puede perderse en un desastre.

Por otro lado, el BCP va más allá de solo la tecnología. Mientras que el DRP se enfoca en cómo volver a poner en marcha, el BCP se preocupa por cómo mantener las operaciones en marcha bajo cualquier circunstancia. Considera aspectos más amplios de la empresa, como la gestión de personal en crisis, la comunicación con los stakeholders, la logística alternativa y la gestión de la cadena de suministro. En sí, se trata de asegurar que el negocio pueda continuar operando, o al menos mantener sus operaciones críticas, independientemente de la naturaleza o magnitud del desastre.

Así que, mientras el DRP se sumerge en los detalles técnicos para recuperar la operatividad de los sistemas y datos, el BCP se sumerge en una estrategia más amplia de cómo la organización en su conjunto puede resistir y adaptarse a adversidades. Ambos planes, aunque distintos, deben trabajar en conjunto para garantizar que las empresas sigan con sus operaciones.

Pasos clave para mejorar tu DRP y BCP

• Evaluación y revisión regular: Como bien señalamos, es crucial revisar y adaptar el DRP y BCP periódicamente para reflejar los cambios en el negocio y el entorno.

• Pruebas y simulacros: Realiza simulacros y pruebas regularmente para asegurar que el personal sepa cómo actuar en caso de un incidente y para identificar posibles áreas de mejora.

• Formación y concienciación: La formación continua y la concienciación del personal es esencial. Todos deben entender su papel y responsabilidad dentro del DRP y BCP.

• Actualización tecnológica: Mantente al día con las últimas soluciones y herramientas, como las ofrecidas por SAP, que pueden ayudarte a garantizar una recuperación rápida y eficiente.

• Comunicación: Establece líneas de comunicación claras para informar a los stakeholders, clientes y empleados durante y después de un incidente.

• Integración con partners y proveedores: Trabaja en conjunto con tus partners y proveedores para garantizar que estén alineados con tus DRP y BCP. La recuperación y continuidad son esfuerzos conjuntos.

Importancia de DRP y BCP

Tener un BCP bien estructurado, con estrategias para reaccionar ante diferentes escenarios, puede ser la diferencia entre reaccionar a tiempo y de forma eficiente a una eventualidad o no ser capaces de mantener la operación en la empresa. 

Además, lo ideal es que cada cierto periodo se revise el BCP y se adecue a los cambios que haya tenido la organización en los equipos de trabajo o en los sistemas implementados. 

Una parte clave en el BCP y en el DRP es la tecnología. Un sistema como SAP tiene diferentes soluciones que apoyan en los planes de contingencia y permiten restablecer la operación de forma mucho más eficiente.  

Por ejemplo, si se considera a las organizaciones que están estableciendo estrategias para impulsar sus decisiones de negocios a través de los datos, 95% están repensando la protección de estos, sobre todo desde que muchos empleados han comenzado a trabajar desde casa, de acuerdo con datos del estudio The State of Data Protection and Disaster Recovery Readiness: 2021, realizado por IDC.

IDC destaca que 43% de las organizaciones sufrió pérdida de datos irrecuperables en los últimos 12 meses, mientras que 63% de las organizaciones ha sufrido una interrupción comercial relacionada con los datos en los últimos 12 meses.

SAP cuenta con módulos para el respaldo de información, ya sea directamente en la nube o en algún servidor preestablecido, dentro o fuera de la empresa. 

¿Por qué son tan relevantes el DRP y BCP para SAP?

SAP, siendo una solución integrada que abarca desde la gestión financiera hasta la cadena de suministro, es el núcleo operativo de muchas empresas. Una interrupción, incluso breve, puede tener efectos dominó en toda la organización.

Un DRP eficaz garantiza que, en caso de cualquier eventualidad que afecte a la infraestructura de SAP, como fallos en el hardware, ataques cibernéticos o desastres naturales, haya protocolos y herramientas para restaurar el sistema rápidamente. Estos protocolos determinan, por ejemplo, cómo y dónde se respaldan los datos, y cuánto tiempo tardará en restaurarse el sistema después de un incidente.

Por otro lado, un BCP aborda desafíos más amplios, porque considera escenarios en los que, por diversas razones, la operación normal del negocio no puede continuar. En el contexto de SAP, esto podría referirse a situaciones en las que los empleados no pueden acceder físicamente a las instalaciones de trabajo, o cuando un proveedor clave en la cadena de suministro se ve afectado. El BCP proporciona una hoja de ruta para que la empresa mantenga operaciones críticas en marcha.

El verdadero valor de integrar SAP con una estrategia robusta de DRP y BCP radica en la sinergia resultante. SAP, con su naturaleza integrada y sus capacidades analíticas, puede proporcionar información crítica en tiempo real durante una crisis, lo que permite a las empresas tomar decisiones más rápidas y efectivas.
Por ejemplo, en el caso de una interrupción de la cadena de suministro debido a un desastre natural, SAP podría identificar rápidamente los inventarios actuales, las demandas pendientes y los proveedores alternativos. Con un BCP eficiente, la empresa puede activar rápidamente estrategias alternativas, minimizando las interrupciones y los impactos financieros.

Concluyendo sobre el DRP y BCP

La interrupción en las operaciones puede provenir de diversos escenarios, desde desastres naturales hasta amenazas cibernéticas. La adaptabilidad y resiliencia de un negocio moderno se mide por su capacidad para enfrentar y recuperarse de tales incidentes, en este sentido, tanto el DRP como el BCP son herramientas fundamentales.

Las estadísticas son claras, las organizaciones están en riesgo, pero con una preparación adecuada, además de la utilización de herramientas tecnológicas adecuadas, como SAP, y un compromiso constante con la mejora y adaptabilidad, las empresas no solo pueden sobrevivir a estos desafíos, sino también prosperar en medio de ellos.

Por último, si buscas una solución que se adapte a tus necesidades y te ofrezca la máxima protección y continuidad, no dudes en contactarnos en Novis. Nuestra experiencia y expertise están a tu disposición para garantizar que tu negocio esté siempre operativo y protegido.