Incorporando Factura Electrónica en SAP

La facturación electrónica en el mercado Mexicano  de acuerdo con lo dispuesto por las autoridades Hacendarias, es el único medio disponible para la emisión/obtención de comprobantes fiscalmente válidos para su deducción.  Todos los contribuyentes deberán cumplir con esta obligación a partir del 1o de abril  de 2014.

La aplicación de los CFD en un inicio y CFDI  en su última  versión se han venido realizando hace varios años, con diferentes proveedores de sistemas en diversas modalidades o bien existen empresas que por  si mismos cuentan con personal con conocimiento técnico suficiente y han desarrollado sus propios CFDI cumpliendo con lo que marca la norma.

En este lapso se han desarrollado diferentes soluciones, con diferentes modelos de comunicación entre el sistema  CFDI y SAP ERP. Al principio la comunicación se hacía intercambiando archivos de texto, hasta llegar a un nivel de sofisticación en la cual el sistema CFDI realiza llamadas directas a un RFC en SAP ERP, y extrae la información necesaria para poblar los formatos XML que se envían al SAT y que en definitiva son los paquetes de información de facturación que circulan entre las empresas, los proveedores de soluciones CFDI y el SAT.

Por otro lado, los diferentes jugadores  del mercado han ido promoviendo diversas modalidades para poner a disposición  el sistema CFDI, como son los casos de instalaciones on-premise, en housing, en hosting y últimamente en Cloud.

En resumen, actualmente existe suficiente experiencia y herramientas disponibles, lo que hace que una iniciativa de implementación de factura electrónica para SAP sea un proyecto bastante bien acotado y con riesgos controlados.

La novedad es que a partir de  abril  de este año es obligatorio el uso de factura electrónica para todos los contribuyentes. Como consecuencia de esta masificación obligatoria, se presentan ahora nuevas posibilidades para la integración de un sistema facturador, como por ejemplo SAP ERP, y un sistema de factura electrónica, o sistema CFDI. Ahora que todas las empresas emitirán facturas electrónicas, se da la oportunidad de mejorar procesos en otras áreas, como el proceso de recepción de las facturas electrónicas, en el ciclo de compras. Por ejemplo, un sistema de recepción automática de documentos tributarios electrónicos puede incluir un monitor de facturas electrónicas en SAP ERP, que permita asignar responsables y monitorear su estatus, generando avisos de excepción, por ejemplo, para los pedidos no recepcionados.

Un monitor de recepción de facturas puede mostrarle al empleado responsable las facturas pendientes, incluyendo el propio documento electrónico que se ha cargado automáticamente en SAP ERP al momento de la recepción. Aquí mismo el responsable puede aprobar las facturas que cumplan con los requisitos. El monitor notifica las facturas pendientes de aprobación después de un plazo definido, por medio de correos a los responsables de cada solicitud de pedido, para que las aprueben o rechacen. De este modo, quien origina la solicitud de compra no solo es responsable de la recepción de la compra, sino también de la aceptación de la factura y del pago al proveedor, lo que mejora todo el proceso de abastecimiento.

En Novis hemos apoyado las necesidades de nuestros clientes desarrollando proyectos de facturación electrónica para soluciones SAP. Podemos, en consecuencia, llevar a cabo implementaciones que además de atender las necesidades normativas y legales, optimicen los procesos de negocio y la integración con su ecosistema de clientes y proveedores.

Más información de los servicios Novis en informacion@198.72.112.171