Gestión del Volumen de Datos en SAP

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El volumen de datos acumulado en las bases de datos de los sistemas SAP tarde o temprano se vuelve un problema, no sólo por los costos que significa en términos de infraestructura su almacenamiento, sino porque también tiene efectos operacionales adversos. Entre estos efectos se cuentan: una mayor dificultad para realizar las tareas de copias de sistemas, respaldos y restauraciones, actualizaciones y upgrades. Los mayores tiempos necesarios para finalizar un respaldo pueden significar que se afecte la operación de los usuarios en el horario normal de trabajo. Un mayor tiempo de copia, actualización o upgrade se traduce en mayores indisponibilidades. Por otro lado, los juegos de datos muy grandes afectan también los tiempos de ejecución de ciertos programas o reportes, en la medida que operan sobre los datos históricos.

¿Por qué es crucial la gestión del volumen de datos en SAP?

A medida que las empresas crecen y sus operaciones se vuelven más complejas, la cantidad de datos generados y almacenados en sus sistemas SAP aumenta exponencialmente. Esto puede llevar a una serie de problemas que afectan el rendimiento, la eficiencia y los costos.

Impacto en el rendimiento del sistema

Un volumen excesivo de datos puede ralentizar significativamente las operaciones del sistema SAP. Esto se traduce en:

• Mayor tiempo de respuesta en las transacciones: Los usuarios experimentan lentitud al realizar sus tareas diarias.
• Dificultad para generar reportes: La generación de informes y análisis se vuelve lenta y consume más recursos.
• Problemas de rendimiento en las aplicaciones: Las aplicaciones que acceden a grandes volúmenes de datos pueden volverse inestables.

Aumento de los costos de infraestructura

Almacenar grandes volúmenes de datos requiere una infraestructura robusta y costosa. Esto implica:

• Mayor capacidad de almacenamiento: Se necesita más espacio en disco para almacenar la base de datos.
• Servidores más potentes: Se requieren servidores con mayor capacidad de procesamiento y memoria.
• Mayores costos de mantenimiento: El mantenimiento de la infraestructura se vuelve más complejo y costoso.

Riesgos para la seguridad y el cumplimiento

Un volumen excesivo de datos también puede aumentar los riesgos de seguridad y complicar el cumplimiento de las normativas.

Mayor superficie de ataque: Cuantos más datos se almacenen, mayor será la superficie de ataque para los ciberdelincuentes.
Dificultad para cumplir con las regulaciones: El cumplimiento de las regulaciones de protección de datos (como GDPR) se vuelve más complejo.

Tipos de datos en SAP

Antes de adentrarnos en soluciones de gestión de volumen de datos, es importante entender que tipos de satos manejamos en SAP. Un sistema SAP, como el corazón de muchas empresas, bombea una gran variedad de datos a través de sus diferentes módulos. Estos datos, que reflejan las operaciones y procesos de la organización, pueden clasificarse en diferentes tipos:

• Datos transaccionales: Son el alma del sistema, registrando cada operación en tiempo real. Piensa en las órdenes de venta, las facturas, los movimientos de inventario, las entradas de contabilidad. Estos datos son dinámicos y cambian constantemente, reflejando el pulso de la empresa. Suelen ocupar un gran volumen en la base de datos, especialmente en empresas con un alto volumen de transacciones.
• Datos maestros: Constituyen la base sobre la que se construyen las transacciones. Son datos relativamente estáticos que definen las entidades del negocio: clientes, proveedores, materiales, empleados, etc. Estos datos proporcionan contexto a las transacciones y son esenciales para la integridad del sistema.
• Datos de configuración: Definen cómo funciona el sistema SAP. Son los parámetros, las reglas de negocio, las personalizaciones. Estos datos son cruciales para adaptar SAP a las necesidades específicas de la empresa. Aunque su volumen suele ser menor en comparación con los datos transaccionales, su correcta gestión es fundamental para el rendimiento y la estabilidad del sistema.
• Datos históricos: Son datos que ya no se utilizan en las operaciones diarias, pero que se conservan por motivos legales, de auditoría o análisis. Pueden incluir datos de transacciones antiguas, informes archivados, etc. Estos datos suelen ocupar un gran volumen en la base de datos y pueden afectar al rendimiento del sistema si no se gestionan adecuadamente.
• Datos de sistema: Son los datos que utiliza el propio sistema SAP para funcionar, como los logs, los datos de configuración del sistema operativo, etc. Estos datos son esenciales para el funcionamiento del sistema, pero no suelen ser relevantes para los usuarios finales.

Comprender los diferentes tipos de datos en SAP es fundamental para una gestión eficiente del volumen de datos. Cada tipo de dato tiene sus propias características y requiere estrategias de gestión específicas. Por ejemplo, los datos transaccionales pueden archivarse o borrarse después de un cierto tiempo, mientras que los datos maestros deben mantenerse actualizados y accesibles.

Data Volume Management (DVM): La solución de SAP

Para lidiar con estos problemas, SAP ha desarrollado el concepto de Data Volume Management (DVM). Con esta disciplina se busca disminuir el volumen actual de una base de datos mediante archivado y borrado y reducir la tasa de crecimiento mediante la desactivación de ciertas operaciones innecesarias. Para el análisis de la situación actual, SAP pone a disposición en Solution Manager el DVM Cockpit, aplicación que entrega múltiples vistas de los datos, según sus volúmenes, antigüedad, tasa de utilización, etc.

¿Cómo funciona DVM?

VM se basa en una serie de estrategias y herramientas para gestionar el volumen de datos en SAP:

Archivado de datos: Mover datos históricos o inactivos a un almacenamiento secundario, liberando espacio en la base de datos principal.
Borrado de datos: Eliminar datos obsoletos o innecesarios que ya no se requieren para las operaciones del negocio.
Compresión de datos: Reducir el tamaño físico de los datos almacenados en la base de datos.
Reorganización de tablas: Optimizar la estructura de las tablas de la base de datos para mejorar el rendimiento.
Control de la generación de datos: Implementar medidas para evitar la generación de datos innecesarios.

DVM Cockpit para análisis y monitoreo

Para el análisis de la situación actual, SAP pone a disposición en Solution Manager el DVM Cockpit, aplicación que entrega múltiples vistas de los datos, según sus volúmenes, antigüedad, tasa de utilización, etc.

Beneficios de implementar DVM

De todo esto podemos concluir algunos de los puntos más importantes de cuáles son los beneficios de implementar una estrategia de DVM en tu sistema SAP puede traer múltiples beneficios:

Reducción de costos: Menor gasto en infraestructura y mantenimiento.
Mejora del rendimiento: Mayor velocidad y eficiencia en las operaciones.
Mayor disponibilidad del sistema: Menor tiempo de inactividad por tareas de mantenimiento.
Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos.
Mayor seguridad: Reduce la superficie de ataque y los riesgos de seguridad.

Fases de un proyecto de DVM

Un proyecto de Data Volume Management (DVM) en SAP se desarrolla en diferentes fases, cada una con sus propios objetivos y actividades:

• Análisis: Esta fase inicial se centra en comprender la situación actual del sistema SAP. Se analizan los volúmenes de datos, su crecimiento, su distribución y su uso. Se identifican los problemas y riesgos asociados al volumen de datos y se definen los objetivos del proyecto de DVM. Herramientas como el DVM Cockpit de SAP Solution Manager son esenciales en esta fase.

• Planificación: En esta fase se definen las estrategias y medidas para alcanzar los objetivos del proyecto. Se seleccionan las herramientas de DVM más adecuadas, se establecen los plazos y se definen los recursos necesarios. Se elabora un plan de implementación detallado que incluye las tareas, los responsables y los indicadores de éxito.

• Implementación: En esta fase se llevan a cabo las acciones definidas en la fase de planificación. Se implementan las herramientas de DVM, se archivan o borran los datos, se optimiza la base de datos y se realizan las configuraciones necesarias. Es crucial realizar pruebas exhaustivas para asegurar que las medidas implementadas no afectan a la funcionalidad del sistema SAP.

• Monitoreo: Una vez implementadas las medidas de DVM, es fundamental realizar un monitoreo continuo para asegurar su efectividad. Se controlan los volúmenes de datos, el rendimiento del sistema y el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Se realizan ajustes y optimizaciones según sea necesario para asegurar una gestión eficiente del volumen de datos a largo plazo.

• Optimización: DVM es un proceso continuo. En esta fase, se buscan nuevas oportunidades para optimizar la gestión del volumen de datos. Se pueden implementar nuevas herramientas, ajustar las estrategias existentes o realizar mejoras en la infraestructura. El objetivo es asegurar que el sistema SAP siga funcionando de forma eficiente y que los datos se gestionen de forma óptima a medida que la empresa crece y evoluciona.

Estas fases nos permiten entender una implementación de DVM en su totalidad, y ver en un marco general, el funcionamiento de esta solución.

Herramientas de DVM

SAP ofrece una variedad de herramientas para la gestión del volumen de datos (DVM), cada una con sus propias funcionalidades y características:

SAP Data Volume Management (DVM): Es una disciplina que engloba un conjunto de estrategias y herramientas para reducir el volumen de datos y mejorar el rendimiento del sistema SAP. Incluye funcionalidades para el archivado, borrado, compresión y reorganización de datos.

SAP Information Lifecycle Management (ILM): Es una herramienta que permite gestionar el ciclo de vida de la información en SAP, desde su creación hasta su eliminación. Permite definir reglas para el archivado, retención y borrado de datos, asegurando el cumplimiento de las normativas legales y las políticas internas de la empresa.

SAP Archiving and Document Access (ADA): Es una herramienta para archivar datos de aplicación y documentos en SAP. Permite acceder a los datos archivados de forma segura y eficiente, incluso después de que hayan sido eliminados de la base de datos principal.

DVM Cockpit: Es una herramienta de análisis y monitoreo del volumen de datos en SAP Solution Manager. Proporciona información detallada sobre el tamaño de la base de datos, la distribución de los datos, la tasa de crecimiento y otros indicadores clave. Permite identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas sobre la gestión del volumen de datos.

Herramientas de terceros: Existen también herramientas de terceros que complementan las herramientas de SAP para DVM. Estas herramientas pueden ofrecer funcionalidades adicionales para el análisis, la compresión, el archivado y la gestión de datos.

Conclusión

La gestión del volumen de datos en SAP es un aspecto crítico para el rendimiento, la eficiencia y la seguridad de cualquier empresa que utilice este sistema. El crecimiento exponencial de los datos puede generar problemas de lentitud, aumentar los costos de infraestructura y complicar el cumplimiento de las normativas. Afortunadamente, SAP ofrece soluciones como Data Volume Management (DVM) para abordar estos desafíos. DVM, junto con herramientas como ILM, ADA y DVM Cockpit, permite a las empresas reducir el volumen de datos, optimizar el rendimiento del sistema y asegurar la disponibilidad de la información.

Implementar una estrategia de DVM requiere un análisis exhaustivo, una planificación cuidadosa y la selección de las herramientas adecuadas. Seguir las mejores prácticas, como definir una política de gestión de datos, realizar un monitoreo continuo y capacitar al personal, es crucial para el éxito del proyecto.

NOVIS, con su experiencia en servicios de DVM, puede ayudar a las empresas a optimizar sus sistemas SAP y a gestionar sus datos de forma eficiente. Desde el diagnóstico inicial hasta la implementación y el monitoreo, NOVIS ofrece una visión integral y soluciones adaptadas a las necesidades de cada cliente. Si tu empresa utiliza SAP y enfrenta desafíos relacionados con el volumen de datos, no dudes en contactar a NOVIS para obtener más información sobre cómo DVM puede ayudarte a optimizar tu sistema y a alcanzar tus objetivos de negocio.

Novis y servicios de DVM para optimizar tu sistema SAP

El servicio SAP DVM que ofrecemos en NOVIS comienza con una primera fase de diagnóstico. Como resultado de esta fase, se entrega al cliente un informe con los hallazgos principales y las medidas recomendadas, más un pronóstico de la reducción esperada en el tamaño actual de la base de datos y de su crecimiento. Una vez acordadas las acciones a seguir, NOVIS puede entregar al cliente una estimación de los plazos y costos de implementación.

Adicionalmente al servicio estándar, en la forma original definida por SAP, en el caso del servicio que entregamos se considera también la posible aplicación de medidas en el área de la infraestructura, tales como compresión de la base de datos, o utilización de clones para generar ambientes de prueba más económicos. De este modo se tiene una visión más integral del problema y de sus posibles soluciones, alineado a las tecnologías actualmente disponibles.

Si deseas más información de los servicios de Novis, comunícate a informacion@noviscorp.com

Si deseas más información del SAP Data Volume Management puedes verla aquí https://www.novis.com.mx/blog/sap/que-es-dvm-y-por-que-optimiza-el-rendimiento-de-tu-empresa-16414/